Cum să organizezi un webinar (2020)

POLITICA DE PRELUCRARE DATE PERSONALE Asociația Techsoup
Versiunea 2.0 din 01.09.2022

Această Politica de prelucrare date personale / Notă de informare descrie practicile de prelucrare de date personale pentru site-ul web AsociațiaTechsoup.ro dar și  pentru paginile de pe rețelele sociale (de ex. Facebook, Twitter, YouTube) denumite „Asociația Techsoup” și pentru datele primite prin email sau telefonic de asociație precum și pentru datele colectate în timpul activităților cu publicul ale asociației, altele decât cele menționate mai jos.
Pentru unele activități ale Asociației Techsoup exista note de informare separate, în special:
- pentru datele colectate pentru proiectele pentru ONG-uri TechSoup România și TechSoup Moldova, vezi notele de informare de pe site-urile programelor - www.techsoup.ro  și https://moldova.techsoup.global/ În acest caz TechSoup Global este operatorului date personale, iar Asociația Techsoup este operator asociat pentru anumite prelucrări.
- pentru datele colectate în legătură cu proiectul PredauViitor, vezi nota de informare de pe site-ul www.predauviitor.ro;
- pentru datele colectate în legătură cu proiectul Meet&Code România și Moldova vezi nota de informare de pe site-ul https://meet-and-code.org , unde Asociația Techsoup este persoană împuternicită;
- pentru alte activități de colectare de date, unde există un contract sau o notă de informare specifică care este accesibilă persoanelor vizate. 
Acest document are rolul de a vă informa cu privire la ce tip de date cu caracter personal colectăm de la dvs., cum și unde am putea folosi aceste date, cum înțelegem să protejăm aceste date, cine are acces la acestea, dar și ce drepturi aveți cu privire la datele personale în conformitate cu art 13 din Regulamentul UE 679/2016 (GDPR)

1. Operator și Scopuri
ASOCIAȚIA TECHSOUP este o organizație neguvernamentală nonprofit cu sediul social în Strada Kossuth Lajos nr. 20, Odorheiu Secuiesc, Harghita, cod de înregistrare fiscală 27433723, email contact@asociatiatechsoup.ro și este un operator de date cu caracter personal în sensul Regulamentului UE 2016/679  (GDPR) pentru activitățile mai sus menționate.

Scopul prelucrării datelor cu caracter personal este informarea utilizatorilor de Internet cu privire la Asociația Techsoup, a activităților asociației și interacțiunea cu utilizatorii interesați prin newsletter și rețelele sociale.

De asemenea Asociația Techsoup poate organiza diverse întâlniri publice, unde sunt invitate persoane publice – atât în calitate de speakeri, ca și participanți. Datele lor personale, necesare pentru invitarea acestora, sunt colectate în general din surse publice (cărți de vizită, social media, Internet) , iar informarea cu privire la prelucrarea datelor se face la prima comunicare cu aceștia.  

În anumite proiecte Asociația Techsoup va colecta datele personale direct de la utilizatori, în special în cazul înscrierii online sau offline pentru participarea la un anumit proiect, eveniment sau instruire.  Aceste date sunt folosite pentru a facilita participarea dvs. la evenimentul selectat, dar și pentru a fi informat după eveniment sau a fi invitat la evenimente sau proiecte similare.

Pozele și videoclipurile făcute în cadrul evenimentelor publice sunt folosite în scopul promovării evenimentului pe Internet și în mass-media. 

Temeiurile legale ale prelucrării acestor date sunt:
●	consimțământ  (art 6 (1) a GDPR) pentru datele folosite pentru abonarea la newsletter,  mesajele trimise prin formularul de contact,  interacțiuni (comentarii, partajări, întrebări, etc.)  pentru vizitatorii paginilor noastre din rețelele sociale unde suntem activi 
●	contract (art 6 (1) b GDPR) pentru datele colectate ca urmare pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract – de obicei cele legate de participarea la un proiect, eveniment sau instruire.
●	Obligație legală (art 6 (1) c GDPR) – pentru datele colectate la urmare a obligațiilor legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparența și documentare a cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale.
●	interesul legitim (art 6 (1) f GDPR) pentru datele folosite pentru securitatea site-ului propriu-zis și datele folosite pentru statisticile site-ului propriu, ca și contactare persoanelor publice pentru invitarea la evenimentele organizate, ca și pentru pozele și videoclipurile făcute în timpul evenimentelor.

2.	Ce date personale colectăm și în ce scop
Asociația Techsoup colectează informații de la utilizatorii săi în patru modalități: direct de la utilizator, indirect din surse publice, date tehnice din browser și interacțiunea cu site-ul și prin intermediul cookie-urilor.

2.1. Date personale colectate direct.
Având în vedere scopul nostru principal de informare, Asociația Techsoup colectează extrem de puține date personale direct de pe site. Asociația Techsoup colectează date personale în mod direct pe site-ul Asociația Techsoup.ro doar dacă decideți să vă abonați la newsletter-ul nostru sau să ne contactați în mod direct prin adresele de email de contact. 

De asemenea se pot colecta date cu caracter personal pe rețelele sociale ale Asociația Techsoup.ro, dacă vă abonați la paginile noastre, dacă ne lăsați un comentariu sau ne scrieți un mesaj. Toate acestea se colectează cu acordul vostru prin acțiunile pe care le faceți. În ceea ce privește conturile de pe rețelele sociale, aceste date sunt colectate împreună cu rețelele sociale respective, cu care suntem operatori asociați. Funcționalitățile conturilor de pe aceste rețele sunt limitate de platformele respective, deci vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale acestor site-uri pentru mai multe detalii. Aceste date sunt folosite exclusiv pentru scopurile indicate de dvs. - de la publicarea comentariului, la răspunsul către dvs. la mesajul trimis. 

În cazul în care vă cerem opinia despre proiectele Asociației Techsoup pentru a fi publicată pe pagina proiectului sau pe paginile de social media ale Operatorului, vom face acest lucru doar cu consimțământul vostru sau a persoanelor din acele imagini/video.

Aceste date sunt păstrate până la revocarea consimțământului obținut pentru newsletter, prin rețeaua de socializare sau până ne cereți să ștergem aceste informații.

De asemenea colectăm date personale la înscrierea online sau offline pentru participarea la un eveniment, instruire sau proiect, conform formularului de înscriere pentru fiecare eveniment în parte. Vom putea folosi aceste date și pentru informarea dvs. pe aceiași temă și după terminarea acelui eveniment, cu excepția cazului când nu doriți acest lucru. În anumite cazuri de evenimente, proiecte sau instruiri datele dvs. sunt necesare și pentru obligațiilor legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparența și documentare a cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale.  Aceste date sunt păstrare conform obligațiilor legale în vigoare sau în cazul contractelor – pe durata impusă de finanțator, sau în lipsa acestor durate – pe durata contractului plus trei ani după finalizarea acestuia.

O bună parte din evenimentele Asociația Techsoup sunt evenimente cu caracter public, iar pozele și videoclipurile făcute în cadrul acestor evenimente publice sunt folosite în scopul promovării evenimentului pe Internet și în mass-media. Dacă apăreți într-o poză și doriți să nu o folosim, va rugăm să contactați imediat fotograful care v-a făcut poza sau echipa Asociația Techsoup de la intrarea în locație și poza nu va fi folosită public.  

2.2. Date personale colectate indirect din surse publice
Asociația Techsoup organizează diverse întâlniri publice, unde sunt invitate persoane publice – atât în calitate de speakeri, ca și participanți. Datele lor personale, necesare pentru invitarea acestora, sunt colectate în general din surse publice (cărți de vizită, social media, Internet) , iar informarea cu privire la prelucrarea datelor se face la prima comunicare cu aceștia. În acest scop colectăm de obicei cel mult nume, prenume, adresă de email, iar în anumite cazuri numărul de telefon sau contactul din social media. Dacă nu confirmați prezența la eveniment, datele nu sunt păstrate de noi, cu excepția cazurilor mai sus precizate la punctul 2.2.

2.3. Date tehnice. Atunci când vizitați un site web, indiferent de dispozitivul folosit, dezvăluiți anumite informații despre dvs., precum adresa dvs. IP, ora vizitei dvs., locul de unde ați intrat în site-urile noastre, paginile vizitate. Asociația Techsoup, ca și alți operatori, înregistrează aceste informații pentru o perioadă de timp determinată. Asociația Techsoup folosește servicii externe de analiză a traficului, cum ar fi Google Analytics.

Aceste date sunt folosite exclusiv de către Asociația Techsoup.ro pentru îmbunătățirea site-ului și serviciilor noastre, dar și pentru asigurarea securității site-ului nostru.

În nicio circumstanță Asociația Techsoup nu utilizează datele de trafic pentru identificarea persoanelor din spatele unor adrese IP.  Folosim aceste date exclusiv ca date statistice. 

Aceste date sunt păstrate pentru o perioadă de 12 luni de la data ultimei vizite.

2.4. Cookie-uri. Siteurile noastre pot folosi cookie-uri pentru a facilita stocarea și urmărirea preferințelor dvs., dar și pentru optimizarea siturilor noastre, inclusiv personalizare, sau pentru prom4vare.  

În ceea ce privește serviciile externe asociatiatechsoup.ro care plasează cookie-uri (third party) în momentul navigării pe siturile asociatiatechsoup.ro scopul acestora este de promovare, analiză a traficului sau alte personalizări, conform detaliilor de mai jos:

Denumire serviciu 	Scop 
Google Analytics	Analiza traficului
Google Tag Manager	Tag Management System

Majoritatea browserelor sunt setate să accepte cookie-uri în mod automat. Dacă însă nu preferați acest lucru, puteți fie reseta browserul, fie să vă anunțe ori de câte ori primiți câte un cookie, fie să refuze chiar acceptarea cookie-urilor. Trebuie însă să aflați că unele secțiuni ale sitului nostru nu vor putea fi vizualizate normal dacă ați setat browserul să respingă cookie-urile.

Utilizatorii care nu doresc utilizarea cookie-urilor, pot folosi setările browserului preferat pentru ștergerea sau blocarea acestora sau folosirea unor plugin-uri care fac același lucru:

	Internet Explorer - http://windows.microsoft.com/ro-ro/internet-explorer/delete-manage-cookies
	Mozilla Firefox - http://support.mozilla.org/ro/kb/cookie-urile
	Google Chrome - http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=ro&answer=95647
Safari - https://support.apple.com/kb/PH19214?viewlocale=ro_RO&locale=en_US 

Aceste date sunt păstrate pentru o perioadă de 12 luni.

3. Drepturile voastre
Conform GDPR, beneficiați de dreptul de acces la date, la rectificarea datelor, la ștergerea acestora sau la restricționarea prelucrării, ca și de dreptul de a vă opune prelucrării.

Nu colectăm date personale prin sisteme automate, deci dreptul la portabilitatea datelor nu poate fi exercitat. De asemenea, nu facem procese decizionale automatizate, inclusiv prin crearea de profiluri.

Pentru datele colectate prin consimțământ, aveți dreptul de a retrage consimțământul în orice moment.

În cazul pozelor sau filmulețelor făcute de Asociația Techsoup dacă ați apărut într-o poză și doriți să nu o folosim, va rugăm să contactați imediat fotograful care v-a făcut poza sau echipa Asociația Techsoup de la intrarea în locație și poza nu va fi folosită public sau va fi ștearsă, după caz. 

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa prin e-mail o cerere la adresa contact@asociatiatechsoup.ro cu privire la datele personale colectate de către noi. Pentru datele personale colectate de Youtube sau Facebook va recomandăm să contactați direct acești operatori, prin setările contului noi avem acces doar la un set extrem de limitat de date personale. 

De asemenea aveți dreptul de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere sau de a depune o acțiune în instanță.

4. Cine are acces la informațiile voastre
În cursul prelucrării datelor cu caracter personal, Asociația Techsoup poate folosi și alte firme (numiți împuterniciți) date la terțe firme pentru realizarea scopurilor mai sus menționate pentru anumite servicii cum ar fi:

●	găzduire site (Amazon Web Services EMEA SARL – Luxemburg;)
●	creare site (Strikingly, SUA)
●	managementul newsletterului (Mailchimp, SUA) .

Aceste firme au obligația să folosească acestea date în siguranța și exclusiv pentru scopurile precizate de către Asociația Techsoup. Acestea au acces doar la datele personale strict necesare furnizării serviciului stabilit de Asociația Techsoup și nu pot folosi datele personale în scopuri proprii. 
Toți împuterniciții sunt cu care lucrăm sunt în sunt în România și în Uniunea Europeană sau în orice alt stat/companii care oferă un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal conform standardelor Uniunii Europene (art 45 GDPR) sau alte garanții adecvate, inclusiv clauze standard de protecție a datelor (art 46 (2) GDPR).
Așa cum am mai precizat, în ceea ce privește conturile de pe rețelele sociale, aceste date sunt colectate împreună cu rețelele sociale respective (Facebook și Youtube), cu care suntem operatori asociați, dar care probabil colectează și mai multe date personale.  Funcționalitățile conturilor de pe aceste rețele pentru noi sunt limitate de platformele respective, deci vă recomandăm să citiți politicile de confidențialitate ale acestor site-uri pentru mai multe detalii. 
În anumite cazuri de evenimente, proiecte sau instruiri, datele dvs. sunt necesare și pentru obligațiilor legale de facturare, rambursare sau alte obligații legate de transparența și documentare a cheltuielilor din fonduri publice europene sau naționale.  Aceste date pot fi partajate cu finanțatorul respectiv, care este menționat în mod distinct la colectarea datelor. 

6. Prevederi finale
Prezenta politică privind prelucrarea datelor personale a fost adoptată pe data de 01.09.2022 urmând ca în viitor, ori de câte ori o modificăm, să facem publică noua variantă pe prima pagină a site-ului AsociațiaTechsoup.ro.